Lo que pasa cuando tu expediente está ordenado y le pones un asistente de IA delante

Hay una pregunta que llevamos meses oyendo en los despachos: «¿y esto de la IA, para qué me sirve a mí en una auditoría?». La respuesta corta es que depende de una sola cosa, y no es el modelo de IA que uses. Es cuánto de tu trabajo está ordenado y documentado en un sitio donde un asistente pueda leerlo.

Llevamos meses trabajando en algo que a finales de octubre estará disponible para los usuarios de Gesia, ForSampling y AudiQ, incluido en la licencia: la conexión directa entre los asistentes de IA más avanzados del mercado, Claude y ChatGPT en sus versiones de escritorio, y la herramienta con la que el auditor ya trabaja cada día. Todavía no vamos a contar todo lo que hace. Pero sí queremos contar por qué funciona, porque ahí está la parte que os afecta ya.

Un chat no conoce tu expediente

Prueba a hacer esto en un chat de IA: cancelar el saldo de un proveedor con 189 apuntes, que paga las facturas a plazos y a veces junta varias en un pago. Primero hay que sacar el mayor del diario, pegarlo en el chat y pedirle que empareje facturas con pagos. El modelo lo intenta, se pierde a mitad, y lo que devuelve hay que revisarlo entero, porque no sabe qué apuntes tenías ya punteados ni respeta el número de factura que trae cada uno. Y después toca pasarlo a Excel, darle el formato del papel de trabajo, referenciarlo y archivarlo. Se ahorra en cálculo lo que se pierde en montaje.

El problema no es la IA. Es que el asistente trabaja a ciegas, sin acceso al diario, al punteo ni a la carpeta del expediente. Todo lo que ya tenéis en Gesia, para él no existe.

Lo que cambia cuando el asistente puede abrir el expediente

Ahora imagina lo contrario. El expediente está en Gesia: balance y cuenta de resultados de cinco ejercicios, diario importado, saldos del ejercicio anterior, la memoria en PDF, el catálogo de riesgos del máster. La muestra de la prueba está en ForSampling, con cada elemento seleccionado y sus atributos. El manual de calidad, con vuestros modelos de carta de encargo y vuestros procedimientos, está en AudiQ.

Con todo eso en su sitio, un asistente de IA puede hacer algo muy distinto a contestar preguntas: puede ejecutar procedimientos. Se le pide en lenguaje natural («cuadra la apertura de este expediente», «revisa la muestra de compras contra las facturas») y el resultado aparece donde tiene que aparecer: en la carpeta del expediente, en Excel o Word, con el formato que ya usáis, listo para revisar.

Eso es lo que hemos construido. Y es la razón por la que este artículo no va de IA, sino de orden: el asistente solo puede llegar hasta donde llegue vuestra documentación.

Lo mejor de dos mundos: la IA más avanzada y la herramienta de confianza del auditor

Gesia ya incorpora IA propia: el asistente integrado con el que muchos de vosotros consultáis, redactáis y resolvéis dudas desde dentro del programa, con un alcance parecido al de las versiones de chat de las herramientas generales. Eso sigue ahí y seguirá mejorando. Lo que llega ahora es una capa distinta, por encima: conectar Gesia, ForSampling y AudiQ con los dos asistentes que hoy marcan el nivel en capacidad de actuar, Claude (Anthropic) y ChatGPT (OpenAI), en sus versiones de escritorio. El despacho elige con cuál trabaja, puede cambiar cuando quiera y se beneficia de cada mejora que esos modelos incorporen desde el primer día.

Lo que aporta Gesia es lo que un asistente genérico nunca tendrá: el expediente completo, la metodología del despacho, el catálogo de riesgos, los formatos de los papeles de trabajo y el sitio donde archivarlos. Lo que aportan Claude y ChatGPT de escritorio es lo que un chat no puede hacer: leer carpetas, lanzar agentes, ejecutar tareas de varios pasos y generar documentos, con la capacidad de razonar y redactar al nivel más alto disponible. La conexión entre ambos, mediante un protocolo abierto que los dos asistentes soportan, es lo que convierte una conversación en un procedimiento de auditoría ejecutado y documentado.

Dicho de otra forma: la herramienta más avanzada de IA, trabajando dentro de la herramienta en la que el auditor ya confía. Y la IA propia de Gesia, donde estaba, para lo que ya hacía bien.

Qué se podrá hacer

No vamos a desvelar la lista completa hasta el 31 de octubre, pero sí el tipo de cosas que cubre, porque recorre el encargo de principio a fin:

• En planificación, conocer a la entidad antes de la primera reunión: qué dice de ella el BORME, si tiene contratos públicos o subvenciones, si aparece en sentencias o en prensa. Con cada hecho citado a su fuente.
• En planificación también, identificar los riesgos del encargo a partir de las cifras del propio expediente y del catálogo de riesgos de vuestro despacho, con las cifras que justifican cada uno.
• En ejecución, lo que más horas se lleva: el diario revisado y conciliado, la apertura cuadrada cuenta a cuenta contra el cierre auditado, los saldos emparejados y punteados, y las muestras de ForSampling validadas contra las facturas escaneadas, elemento a elemento, con la observación ya redactada.
• En cierre, la memoria revisada contra el cuestionario, con la justificación de cada respuesta.
• Y desde el manual de calidad de AudiQ, usar vuestros modelos y plantillas sin tener que abrir el manual: se le pide que redacte una nueva propuesta a partir de la carta de encargo del manual, y la redacta con vuestro modelo, no con uno inventado.

Cada observación que propone el asistente va firmada como «Asistente IA». Propone, no concluye. La decisión sigue siendo del auditor, y en el papel de trabajo queda claro quién hizo qué.

Y la pregunta que hace todo el mundo: ¿qué datos de mi cliente salen de aquí?

Antes de leer nada, cada procedimiento activa su perfil en Gesia, y ese perfil hace dos cosas: entrega al asistente únicamente las columnas que ese procedimiento necesita y sustituye por un código las razones sociales de los terceros que aparecen en el mayor, es decir, los clientes y proveedores de la entidad auditada. Donde iría el nombre de uno de ellos, el asistente ve CLI 43000567

El texto libre del concepto de cada apunte, que en muchos diarios lleva nombres, matrículas o referencias, tampoco se envía por defecto: lo decide el usuario, y el asistente lo pregunta antes de leer el diario. No existe una penalización real por decir que no, porque lo que el procedimiento necesita de ese texto (el número de factura y la fecha del documento) lo extrae Gesia en tu propio equipo y el modelo solo lo usa convertido en un número y una fecha.

Al terminar, el papel de trabajo recupera los nombres reales en tu equipo, cuando el fichero ya está en la carpeta del expediente, con una hoja que deja la correspondencia documentada.

Un ejemplo: la cancelación de saldos

En el vídeo de abajo está el procedimiento completo, sin cortes, sobre un expediente de prueba: se arranca el servidor API de Gesia, se conecta el asistente al expediente y se le pide, en lenguaje natural, la cancelación de saldos de dos cuentas —una de clientes y otra de proveedores—. A partir de ahí trabaja él: pregunta si el concepto debe salir del equipo, avisa de que los nombres van anonimizados, pregunta cómo paga el cliente y si el diario trae número de factura, y deja el papel de trabajo en la carpeta del expediente. Al final se ve el Excel: la hoja de criterios y hallazgos, el mayor de cada cuenta con su índice de cancelación y, en amarillo, las partidas que componen el saldo vivo. Y se ve lo de arriba en funcionamiento: el cliente aparece anonimizado durante el proceso y con su nombre real en el papel archivado. Sin exportar ni pegar nada. Con ChatGPT Desktop, el resultado es el mismo.